一、什么是公文?

公文是公務文書的簡稱，它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。
    從內涵上說：公文是黨組織、國家機關、企業、事業、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經濟活動等公務活動中的產物；公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。
    二、公文的種類
    根據國務院辦公廳1993年11月發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，我國現行的國家行政機關公文分12類13種：①命令(令)；②議案；③決定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通報；⑧報告；⑨請示； 10 批復； 11 函； 12 會議紀要。 根據中央中央辦公廳1996年5月印發的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，我國現行的各級黨的機關公文有14種：①決議；②決定；③指示；④意見；⑤通知；⑥通報；⑦公報；⑧報告；⑨請示； 10 批復； 11 條例； 12 規定； 13 函； 14會議紀要。

以上兩個文件是黨政機關公文制發的依據，同時也成為企事業單位、社會團體、行業等選擇通用公文文種的依據。當然一些專職機關，如軍事、外交、經濟、法律等的機構另有一些專用公文。
    三、公文的處理程序
    一般包括：①收文；②分辦、批辦；③催辦；④擬稿；⑤審核、簽發；⑥編號、印發；⑦立卷（歸檔）；⑧銷毀。與寫作有直接關系的是擬稿。
   四、公文的格式與要素
    公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。
    公文的格式要素一般包括：發文機關（版頭）、公文份號、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間。
    公文份號、秘密等級、緊急程度這些要素一般體現在政府的公文里，我公司的文件基本上都屬于告知性、操作性公文，所以一般省去了這些要素，簽發人則體現在文件起草審閱環節里，但報送上級機關的請示、報告，必須注明簽發人。
    （一）發文機關（版頭）
    發文機關即公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規范化的簡稱。例如，“中國化學工程第六建設有限公司監督部（函）”，《關于開展清理“小金庫及公款私存工作”的通知》。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯合行文機關的版頭。如公司以黨委、行政名義聯合下發的表彰文件，用的是黨委文件版頭，各自不同的發文順序號，即字號。
    （二）發文字號 
    發文字號是指發文機關編制的公文代號，簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發的第１２號文件，發文字號為“國發〔1998〕１２號”。發文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發的，位于標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。 　
    （三）標題
    公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區別標志。如一份公文沒有版頭，標題置于公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。
    公文標題由發文機關名稱、公文主題（事由）、文種三部分組成。例如，《國務院關于加強血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務院”是發文機關；“關于加強血吸蟲病防治工作”是事由；“決定”是文種。事由一般都用介詞“關于”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。
    （四）主送機關（單位）
    主送機關（單位）是發文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關或單位。除了直接面向社會發布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關（單位）的名稱。如：公司所屬各單位、公司各級黨組織等。
    確定主送機關應注意：
１、發文部門應根據本單位授權和職權規定，方可對下一級單位直接行文。
２、請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示，應根據內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。（如直接交給領導，就是所謂的打“小報告”了。）
３、批復下級請示，只能主送原請示機關（單位），對相關機關（單位），用抄送。
    （五）正文
    正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關之后，提行空兩格書寫。
    （六）附件
    附件是根據正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。
    （七）印章
    印章是機關權力的象征。公文加印，是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯合上報的非法規類公文，由主報機關加蓋印章，但在首頁要注明會簽機關的簽發人姓名。聯合下發的公文，都應加蓋印章。
    以行政首長名義行文的公文，前具職務，后蓋簽名章（如公司以王蜀閩總經理名義下發的職務聘任文件）。
    黨的文件，有特定版頭的普發性文件不加蓋發文機關印章，這是與國家行政機關公文的一大不同。不過，我公司黨委與中共中央、地方黨委不同，下發的黨委文件還是加蓋黨委印章的。
    （八）成文時間
    一般就是公文的簽發日期，標注于正文右下方。聯合行文的成文時間，以最后簽發機關領導人的簽發時間為準。會議討論通過的公文，應以會議通過的日期為準，并寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。
    （九）附注 
    附注用以說明在公文其它區域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內容，標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規定，還應用六角括號括入，如〔發至省軍級〕、〔發至縣團級〕等。
（    十）主題詞 
    主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標注上級機關公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關于深入開展企業扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業”、“經營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標題混同。（主題詞最易犯的錯誤是將原標題按主、謂、賓摘錄出來。）
    （十一）抄送機關
    抄送機關是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內。
    （十二）印發機關和時間
    印發機關，為發文機關的辦公部門；印發時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。
    以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現，格式要素和編排更為嚴格規范，同時還將新增一些格式構成要素。
    草擬公文正文必須符合以下要求：
    1、符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，就要切實可行，并需另紙加以說明。
    2、情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。
   3、人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“１９９４年”不能寫成“９４年”。
   4、公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前后一致的前提下，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數字。
    5、結構層次序數，依次為“一”、“（一）”、“１”、“（１）”。
    6、公文中應使用國家法定計量單位。
    7、引用公文，應先引標題，后引發文字號，并加圓括號。
    8、用詞準確、規范。使用簡稱時，一般應先用全稱，并注明簡稱。
    9、請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。
   公文正文的寫法主要有兩條：
   第一、通過敘述、說理表明目的。
   公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敘事、說理、目的（或結論）三個方面來寫的。敘事是擺事實，說理是講道理，目的（或結論）是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該通過敘述，說理表明目的。具體來說：
   1、向上級機關寫請示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最后提出要求，請上級機關審批。
   2、寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法，最后請領導機關或請上級對下一步做法給予指示。
   3、向平級機關寫商洽性的公文，常常是先提出因為什么事情，再根據什么規定，最后請示協助解決所要解決的問題。
   4、向下級機關發布指示性的公文，通常是先寫根據什么情況，再提應該怎樣解決，最后提出具體辦法，要求下級貫徹執行。
   5、寫復文（對下級請示的公文的批復），一般先根據來文所要求解決的事項，再寫明審核的意見，最后要求下級按批復執行。
    通過敘事、說理來表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進行分析、研究，使理由充足、觀點正確，提出的目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實可靠，論據確鑿，說理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。
    第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。
    簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，采取的是一文一事制。寫作時，應反復地、認真地壓縮文字，去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時，公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則，力求通俗，能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。 
    確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。
    條理清楚，是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長的公文，均應開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用極簡要文句，說明全文的目的或結論（新聞學上稱為“導語”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”），喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個總概念，不得不繼續看下去。然后，再作必要的解釋。長的公文分為幾段時，每段亦應采取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。